Può capitare che, durante un audit interno, un controllo degli enti competenti o una verifica documentale, emerga una situazione apparentemente semplice:

la verifica periodica di un impianto risulta scaduta.

La domanda che sorge immediatamente è quasi sempre la stessa:

Chi è il responsabile?

La risposta, però, è meno immediata di quanto si possa pensare.

La responsabilità non dipende da chi gestisce il calendario

In molte aziende la gestione delle verifiche periodiche viene affidata a:

• HSE;
• Facility Manager;
• Responsabile Manutenzione;
• Ufficio Tecnico;
• consulenti esterni.

Queste figure hanno spesso il compito di monitorare le scadenze e coordinare le attività.

Tuttavia, la presenza di un responsabile operativo non trasferisce automaticamente le responsabilità previste dalla normativa.

Chi ha gli obblighi previsti dalla legge?

In materia di salute e sicurezza sul lavoro, il primo soggetto su cui ricadono gli obblighi è generalmente il Datore di Lavoro, che deve assicurare che gli impianti e le attrezzature siano mantenuti in condizioni di sicurezza e che vengano rispettati gli obblighi previsti dalla normativa applicabile.

A seconda dell’organizzazione aziendale possono inoltre essere presenti deleghe di funzione o specifiche attribuzioni di responsabilità che modificano la ripartizione delle competenze.

Per questo motivo non è possibile individuare un unico responsabile valido per tutte le aziende.

Il ruolo dell’HSE e del Facility Manager

Nella pratica, HSE e Facility Manager rappresentano spesso le figure che presidiano operativamente la gestione delle verifiche.

Tra le loro attività rientrano generalmente:

• monitoraggio delle scadenze;
• programmazione delle verifiche;
• gestione della documentazione;
• coordinamento con gli Organismi Abilitati;
• archiviazione dei verbali;
• supporto durante audit e controlli.

Il loro contributo è fondamentale affinché il sistema funzioni correttamente.

Perché una verifica può scadere?

Nella pratica le cause più frequenti sono di natura organizzativa.

Ad esempio:

• mancato monitoraggio delle scadenze;
• modifiche organizzative;
• cambio del Facility Manager;
• rotazione del personale;
• documentazione incompleta;
• assenza di un calendario unico delle verifiche.

Molto raramente il problema deriva esclusivamente da un singolo errore.

Più spesso è il risultato di un processo organizzativo che non presidia in modo efficace le scadenze.

Come ridurre il rischio di verifiche scadute?

Una buona pratica consiste nel predisporre un sistema di monitoraggio che consenta di tenere sotto controllo tutte le verifiche applicabili all’organizzazione.

Ad esempio:

• impianti di terra (DPR 462/01);
• impianti di protezione contro le scariche atmosferiche;
• impianti installati in luoghi con pericolo di esplosione (ATEX);
• cabine elettriche MT/BT;
• locali medici;
• elettromedicali;
• apparecchiature radiologiche;
• impianti antincendio;
• ascensori e altre attrezzature soggette a verifiche periodiche.

Centralizzare le scadenze consente di ridurre il rischio di dimenticanze e di affrontare con maggiore serenità audit e controlli.

Una buona gestione vale più di un promemoria

Affidarsi esclusivamente alle scadenze annotate in agenda o alla memoria delle persone può non essere sufficiente.

Con il passare del tempo cambiano i referenti, aumentano gli impianti da gestire e le verifiche da monitorare.

Disporre di un sistema organizzato, condiviso e costantemente aggiornato rappresenta uno degli strumenti più efficaci per mantenere sotto controllo gli obblighi dell’organizzazione.